关于做好2023年度档案材料归档移交工作的通知

来源：南京财经大学红山学院时间：2024-12-03 20:40:16

各部门、各系部：

为进一步加强学院档案管理工作，有效地保护和利用档案信息资源，更好地服务于学院中心工作，现将2023年度档案材料归档移交工作安排如下。

一、归档范围

学院在党政管理、人才培养、科学科研、外事工作、条件保障等各项活动中形成的，具有保存价值的文书档案、声像档案、实物档案等各种载体材料，均应按年度整理归档。

二、归档移交要求

1.各部门、各系部要切实做好本部门归档材料的收集、整理与移交，归档材料应按一定的顺序进行分类整理（附件1为2023年度档案分类清单，各部门可参考借鉴并根据自身实际完善清单，明确不同分类下的责任人），整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺页、漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，保证归档材料完整齐全。任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。

2.本次仅移交电子档案材料，包括电子文档、声像、实物照片等载体形式，纸质档案材料由各部门自行妥善保管。所有电子文件要标明与纸质文件相符的标题和时间，声像档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物。

3.档案移交时，各部门、各系部应填写《2023年度档案材料交接登记表》（详见附件2）。登记表一式两份，经部门负责人审核通过后加盖部门公章，交接双方签字后各留一份备查。

4.为保证移交文件资料的安全性，电子文件一律用硬盘或者U盘拷贝至行政楼306，或者电邮至党院办档案管理邮箱8220200105@nufe.edu.cn。

5.各部门、各系部填写《兼职档案管理员信息表》（附件3）并于2024年3月12日之前电邮至840867728@qq.com。

6.各部门、各系部应于2024年3月31日前完成相关档案材料的归档移交工作。对不符合要求的档案材料或档案目录明细，党院办将要求相关部门重新整理，合格后方可办理移交手续。

7.凡是已经形成的涉及多个部门的归档材料，由牵头部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。

三、联系人及联系方式

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时电话咨询（朱佳琪0511-87762118），以确保归档材料的齐全、完整、规范。

特此通知。

附件1：2023年度档案提交清单（供参考）.xlsx